La importancia de las redes sociales en la organización de un evento.

El caso de la mala comunicación azul del Mutua Madrid Open de tenis.

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En este mes que termina han ocurrido varios hechos que han puesto a prueba a varias instituciones y empresas que mueven mucho dinero y que afectan el futuro de muchas personas en España.

Por nombrar alguno,están las críticas a la organización de un evento tan importante como el Madrid Open de tenis, el torneo de tenis más importante de España, estando dentro de los master 1000 más importantes en Europa y el mundo.

Las redes sociales y la prensa online ha jugado un papel  desenmascarante y demandante de la verdad en vez de un papel conciliador y comunicador por parte de los organizadores que se encontraron en el ojo del huracán de la opinión pública.

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Un evento deportivo como lo es el Mutua Madrid Open de tenis en donde tuve la oportunidad de colaborar como voluntario en la sala de prensa. Desde un principio ya se venia con polémica y no solo por el hecho de que se jugara en una superficie donde más que el color azul se caracterizó por  lo resbaladizo e inestable para el juego de la mayoría de los jugadores. Más allá de esta polémica, se dieron muchas otras concernientes a la organización interna del evento principalmente en 2 cosas: lo que se acordó como el “paquete de beneficios” a los voluntarios, y la mala relación con la prensa gráfica.

En cuanto al conflicto con los voluntarios que se debió a que en los últimos 3 días de torneo (viernes,sábado y domingo), como nueva medida la organización del evento decidió restringir la entrada  al estadio principal a los voluntarios que ya habían cumplido su turno de “trabajo” .De los más de 700 voluntarios, muchos se fueron cabreados por la situación. La solución al conflicto por parte de la organización fue a través del envío masivo de un correo electrónico firmado por el jefe de organización de voluntarios en donde ofrecía a última hora de la tarde del viernes(cuando varios voluntarios ya se habían marchado a sus casas) una entrada gratis para alguno de los partidos del viernes que se jugaron en el estadio central y un sorteo de otra entrada para el sábado en el cual sólo podían participar los voluntarios que no habían obtenido la entrada el viernes.Para la final del domingo no habían entradas y únicamente tenían acceso los elegidos a prestar sus servicios como voluntarios.

Luego internamente se vivió un conflicto con los fotógrafos ya que  como medida posterior al comienzo del evento los organizadores del evento no les querían permitir a todos que tuvieran acceso a las pistas, por lo que se quería limitar a un cupo de fotógrafos por pista y partido, no dándoles la cantidad de petos de identificación,los cuales eran menos que las acreditaciones concedidas, a lo que los reporteros gráficos amenazaron con un boicot que estuvieron a punto de hacer. http://tenisranking.com/mutua-madrid-open-2012-un-fracaso-historico/

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Más allá de estos problemas y de criticar como se solventaron las dificultades que en un evento de esta  envergadura ocurren, quiero señalar la no utilización de las redes sociales o de un foro interno en la página web como canal o herramienta donde se le fuera informando a todas las partes implicadas y así haber podido tener una mayor comunicación e información clara desde un principio. Estaba designado un Community Manager quien se encargaba de la página web (http://www.madrid-open.com/), la cuenta de twitter (https://twitter.com/MutuaMadridOpen) y la de  facebook (https://www.facebook.com/mutuamadridopen). Esta era una sola persona y no un equipo, por lo que buenamente pudo llevar la gestión de la comunidad limitándose a publicar los horarios,resultados,cambios,ruedas de prensa en Inglés y Español además de publicar fotos. Entiendo que por la falta de un equipo una sola persona no daba más de si para poder gestionar temas internos con voluntarios, fotógrafos, periodistas, patrocinadores, etc pero también creo que se hubiera podido designar con anterioridad al menos 2 personas más(así fueran voluntarios con experiencia previa en gestión de redes sociales)  que asistieran al Community Manager en este tema.

Personalmente colaboré como voluntario en la sala de fotógrafos y los voluntarios de la sala prensa crearon 2 cuentas en Gmail, una para la sala de prensa y otra para la sala de fotógrafos. Yo creé una cuenta en twitter  (@VOpenmad12) en la cual algunos de los voluntarios de prensa se implicaron haciendo comentarios sobre todo lo que acontecía en prensa, y a pesar de que me ofrecí para ayudar al CM al final no se dio. Para este tipo de casos, existe una red social propicia para la comunicación interna que se llama yammer (https://www.yammer.com) la cual es ideal para la comunicación interna de empresas y de equipos de trabajo.Quiero dejar claro la gran labor hecha por parte del personal(pago) y voluntarios quienes hicieron lo que estaba dentro de sus manos y que ante los fallos de los “jefes de arriba” no pudieron hacer más.

Espero que para la edición del año que viene se puedan destinar más recursos humanos para la utilización de las redes sociales como herramientas de comunicación, las cuales a la larga van a ayudar a la resolución de conflictos y de la mejora de la reputación on line y off lline  de un evento que es parte de la imagen internacional de la marca España en el mundo.


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